Sistem Informasi Kesehatan di Puskesmas Cigeureung

Secara umum rekam medik yang dilakukan di Puskesmas Cigeureung dilakukan ketika pasien datang ke pendaftaran, pasien langsung diberi selembar kertas atau dinamakan resep, kemudian menuju ruangan yang akan dilakukan pengobatan misalnya pasien umum ke ruang Balai Pengobatan, sementara pasien khusus misalnya pasien TBC ke ruang TBC, pasien KIA ke ruangan KIA dan lain sebagainya. Setelah dari ruangan masing-masing maka mereka menuju ruangan obat untuk selanjutnya mendapat obat.

Registrasi pendaftaran yang dilakukan di puskesmas Cigeureung sudah mulai selangkah lebih maju. Atas inisiatif kepala puskesmas, maka puskesmas Cigeureung mulai menggunakan komputerisasi di setiap ruangan masing-masing yang satu sama lainnya saling berhubungan. Ketika pasien datang bagian pendaftaran menulis di komputer yaitu identitas pasien secara lengkap dan keluhan pasien. Misalnya pasien TBC, setelah ditulis oleh bagian pendaftaran otomatis identitas pasien tersebut langsung masuk ke komputer di ruang TBC. Sehingga ketika pasien datang ke ruangan tidak perlu menanyakan kembali identitas dan lain sebabagainya tapi langsung memberikan peawatan dan pengobatan TBC. Perawat bagian TBC menulis di komputer apa yang akan diberikan tindakan dan obatnya, maka laporan tersebut sudah masuk ke komputer bagian obat sehingga bagian obat dapat mempersiapkan obat yang diperlukan pasien. Setelah itu petugas memanggil pasien untuk diberikan obat.

Keuntungan dari sistem ini yang pertama adalah dari satu sumber pendaftaran, identitas pasien langsung masuk ke ruangan yang dituju. Di bagianruangan tersebutsudah ada data pasien yang muncul, sehingga apabila pasien lama maka data-data sebelumnya sudah ada di komputer tinggal mengevaluasi tindakan dan obat yang telah diberikan sebelumnya.

Keuntungan yang lain sistem ini adalah yang pertama waktu pengumpulan data terkait identitas dan keluhan yang dirasakan pasien lebih singkat sehingga akan lebih berfokus kepada tindakan keperawatan/medis pada pasien. Kemudian yang kedua data-data yang ada pada hari itu sudah langsung terekam di komputer sehingga ketika akhir dinas pagi tersebut sudah dapat diketahui berapa pasien seluruhnya, berapa jumlah pasien yang ke poliklinik TBC, berapa pasien yang ke poliklinik  Gizi dan lain sebagainya.

Keuntungan lainnya adalah data-data yang dulu semuanya ada di dalam komputer, sehingga apabila memerlukan data bulan sebelumnya tinggal mengklik bulan lalu maka sudah ada semuanya baik jumlah, pasin lama mapun pasien lama. Sehingga puskesmas tersebut merupakan salah satu puskesmas yang selalu dipakai para mahasiswa sebagai lahan praktek maupun sebagai salah satu tempat yang dipakai untuk mencari pasien untuk penelitian karya tulis ilmiah.

Namun salah satu aspek kekurangannya adalah karena menggunakan mesin, tentunya sering terjadi eror atau kerusakan pada alatnya, sehingga tidak menutup kemungkinan semua data akan hilang. Oleh karena itu, Puskesmas Cigeureung selalu melakukan back up data melalui CD setiap satu bulan sekali.

Untuk mencapai ke arah keberhasilan tersebut, memerlukan dana dan waktu yang cukup lama. Diantaranya memberikan keyakinan kepada semua karyawan tentang keuntungan memakai komputerisasi, kemudian menyediakan berbagai alat yang diperlukan. Setelah itu melatih para karyawan untuk terampil menggunakannya. Sehingga seiring berjalannya waktu karyawan mulai menikmati perubahan yang tadinya manual ke arah komputerisasi.

2.    Tugas dan Fungsi

Tugas dan fungsi petugas di Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya dan Puskesmas Cigeureung sudah melaksanakan pelayanan kesehatan dengan baik sesuai dengan Prosedur Tetap (PROTAP) yang diberlakukan.

3.    Bidan Desa, Pusling dan Pustu

a. Bidan Desa

Pelaksanaan pelayanan bidan desa belum adanya peran SIK (Sistem Informasi Kesehatan), dikarenakan masih menggunakan sistem manual dalam pelayanannya. Sehingga untuk pendaftaran ataupun pelayanan masih dalam bentuk kertas selembar yang dibantu oleh kadernya masing-masing disetiap kelurahan.

Tipe pengolahan data yang digunakan dalam pelaksanaan SIK secara manual yaitu setiap melakukan pelayanan harus dilakukan pencatatan baik pelayanan registrasi pendaftaran ataupun pemeriksaan, selesai melaksanakan pelayanan data tersebut yang belum berupa informasi  harus disimpan di tempat aman,  yang kemudian setiap minggu direkapitulasi menjadi laporan mingguan, setiap bulan laporan hasil dari kegiatan bidan desa dikirimkan ke puskesmas paling lambat per tanggal 5 setiap bulannya.

Pelaksanaan bidan desa atau bidan kelurahan di Puskesmas Cigeureung setiap hari di setiap posyandu, untuk posyandu itu sendiri terdapat 43 posyandu dalam 2 kelurahan yang terbagi menjadi 23 posyandu di kelurahan Sukamanah dan 20 posyandu di kelurahan Nagarasari. Pelayanan bidan desa belum mempunyai tempat khusus untuk posyandu sehingga pelayanannya dilaksanakan sesuai keinginan masyarakat misalnya di madrasah atau di perumahan masyarakat. Pelaksanaan pelayanan itu sendiri dibantu oleh kader ataupun perawat. Akan tetapi petugas rekam medisnya tidak dilibatkan, dikarenakan pelaksanaan pendaftarannya langsung di tempat pemeriksaan dibantu oleh perawat ataupun kader. Sehingga dalam pelaksanaan pasien pun  dianggap baru atau untuk mengenal pasien lama dengan seringnya melakukan pemeriksaan, sehingga pasien tersebut tidak mempunyai no rekam medis yang tetap, hanya ditulis nama dan keluhannya saja. Untuk pasiennya sendiri tidak mempunyai status masing-masing, tetapi semua disatukan dalam map milik bidan desa, penyimpanannya pun sesuai nama posyandunya dan disimpan di tempat aman.

Bidan desa puskesmas Cigeureung yaitu bidan yang ditempatkan di 2 kelurahan, setiap kelurahannya di layani oleh 2 bidan desa dibantu dengan kadernya ataupun perawat, dalam melaksanakan tugasnya bidan bertanggung jawab penuh dalam pelayanan kesehatan di masyarakat. Tugas pokok bidan desa di Puskesmas Cigeureung yaitu: melaksanakan peran sebagai pelayanan kesehatan di masyarakat dan mengelola program KIA, imunisasi, posyandu dll.Fungsi bidan di desa diharapkan melakukan pelayanan secara aktif, tidak selalu menunggu.Kegiatan bidan desa di Puskesmas Cigeureung yaitu melayani pasien yang terkena penyakit tertentu untuk meningkatkan angka kesehatan ibu dan bayi, melaksanakan imunisasi, vaksin, melakukan penyuluhan kepada masyarakat dalam pencegahan penyakit dan lain-lain.

b. Pusling

          Puskesmas Keliling yang ada di Puskesmas Cigeureung mempunyai tempat khusus untuk Pusling. Jadi pelaksanaan Pusling ada di satu tempat yang beralamatkan di Kp. Pelang RT. 09/06 Kecamatan Cipedes.

Dengan adanya Puskesmas Keliling yang ada di Kp. Pelang dapat membantu masyarakat yang membutuhkan pengobatan dengan cepat dan lebih terjangkau.

Penggunaan Sistem Informasi dan Komunikasinya masih secara manual yaitu dengan data rekapan dari pasien yang kemudian dilaporkan ke Puskesmas Cigeureung yang kemudian baru diolah dengan menggunakan sistem komputerisasi secara offline.

c. Pustu

   Puskesmas Cigeureung mempunyai satu Puskesmas Pembantu yang beralamatkan di jalan Perum Cisalak Gg. Flamboyan 3 RT 04/16, Kelurahan Sukamanah, Kecamatan Cipedes.

Tugas dari Puskesmas Pembantu di Sukamanah yaitu membantu pelayanan, pengobatan kepada masyarakat yang jauh dari Puskesmas Cigeureung. Pelayanan kepada pasien baik yang Lansia, KIA, MTBS semuanya menjadi satu di ruang pemeriksaan, memberikan obat kepada pasien yang telah diperiksa, mengentri data dari hasil pemeriksaan diolah menjadi sebuah informasi.

Puskesmas pembantu merupakan puskesmas yang membantu masyarakat dalam pemeriksaan, sama halnya seperti puskesmas umum tetapi puskesmas pembantu ini untuk masyarakat yang jauh dari puskesmas pusat. Untuk pemriksaannya yaitu lansia, MTBS, KIA dan penyakit lainya yang bisa ditangani oleh bidan dan perawat semuanya jadi satu di ruang Umum. Tetapi untuk melakukan test atau pun pemeriksaan ke lab bisa langsung ke puskesmas pusat dengan menggunakan surat rujukan dari puskesmas pembantu itu sendiri.

Sistem informasi kesehatan yang digunakan di Puskesmas Pembantu adalah sistem informasi secara manual dan komputerisasi. Untuk manual hanya dalam pemeriksaan saja tetapi setelah selesai pemeriksaan, data tersebut dientri kedalam komputer yang nantinya menjadi sebuah informasi. Prosedur ini telah sesuai dengan teori pedoman SIKNAS bahwa sistem informasi terdapat 3 bagian yaitu manual, offline dan online.

4.    Sistem Pengelolaan Dokumen Rekam Medis

Pendaftaran pasien yang dilakukan di Puskesmas Cigeureung sudah sesuai PROTAP yang diberlakukan di Puskesmas.

Pemberian nama pasien sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) (apabila telah memiliki). Akan tetapi apabila pasien tersebut masih kecil terkadang hanya dicatat nama panggilannya saja bahkan ada juga yang mendaftarkan dengan mencantumkan nama panggilan keseharian dirumah bukan nama yang aslinya.

5.    Sumber Data

Puskesmas Cigeureung mendapatkan data pelayanan kesehatan dari Pustu, Pusling, Bidan Desa dan Posyandu. Data-data tersebut diolah menjadi laporan SP3 yang dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya paling lambat setiap tanggal 5 setiap bulannya.

6.    Manajemen Data

Puskesmas Cigeureung tidak diberlakukan sistem manual, untuk menjaga keamanan data dan privasi pasien maka Puskesmas Cigeureung menerapkn sistem password dalam program SIP nya. Akan tetapi bagi masing-masing petugas tidak diberlakukan password khusus sehingga entri data dapat dilakukan oleh semua petugas dengan password sama. Untuk mengedit dan menghapus data pasien dapat dilakukan oleh semua petugas sehingga keamanan data pasien kurang terjamin. Hal ini menyebabkan apabila ada kesalahan dalam entri data dapat langsung dihapus jadi tidak dapat diketahui oleh orang lain.

Penyimpanan data pasien sudah tersimpan secara langsung di komputer di dalam SIP, karena di Puskesmas Cigeureung sudah menggunakan komputerisasi offline. Sehingga di Puskesmas Cigeureung tidak menggunakan status pasien karena seluruh data pasien baik identitas pasien, diagnosis, tindakan dan obat yang diberikan sudah tersimpan dengan rapi di sistem SIP tersebut. Untuk format pengisian data pasien.

7.    Penyajian, Diseminasi dan Pemanfaatan Data dan Informasi

Data dan informasi yang disajikan berbentuk tabel dan grafik yang dipasang setiap bulan untuk mengetahui perkembangan kondisi kesehatan saat ini. Hal ini sudah berjalan dari tahun 2009/2010 semenjak diberlakukan SIP.

Penyampaian informasi dilakukan setiap bulan sekali saat pertemuan baik antar program di Puskesmas Cigeureung maupun antar Puskesmas di Dinkes sebelum tanggal 8 setiap bulannya.

8.    Sumber Daya

Sesuai arahan dari Keputusan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/SK/III/2008 tentang Petunjuk Teknis Pengorganisasian Dinas Kesehatan, organisasi yang menangani data dan informasi di Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya, akan tetapi di Dinkes belum terselenggara data dan informasi melalui SIK.

SIK (Sistem Informasi Kesehatan) di Dinas Kesehatan belum diselenggarakan dikarenakan karena belum ada sarana dan prasarana serta sumber daya manusia yang masih kurang. Tetapi ada perencanaan untuk SIK onlinedi tahun 2012, namun sejauh ini baru mempersiapkan untuk jaringan komputernya saja.